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Rechtstext

version: 2026-10 title: Auftragsverarbeitungsvereinbarung

Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO für den Dienst Formbote

§ 1 Parteien

Auftragsverarbeiter ist Kai Rohrpasser, handelnd unter KARO Software, Cracauer Straße 66, 39114 Magdeburg, [email protected].

Verantwortlicher ist der Inhaber des Formbote-Kontos, der diese Fassung im Konto akzeptiert. Name, E-Mail-Adresse und eine hinterlegte Anschrift ergeben sich aus dem Konto zum Zeitpunkt der Annahme. Ein Musterkunde wird nicht eingesetzt.

Der Verantwortliche entscheidet über Zwecke und Mittel. KARO Software verarbeitet die Formulardaten nur im Auftrag und nach Weisung.

§ 2 Gegenstand

Gegenstand ist Formbote. KARO Software nimmt Einreichungen aus den Formularen der Website des Verantwortlichen entgegen, speichert sie und leitet sie über den vom Verantwortlichen hinterlegten SMTP-Zugang an die von ihm benannte Adresse weiter. Ab dem Plan Studio zusätzlich an eine von ihm genannte Webhook-Adresse.

Widget und Altcha-Prüfung werden von der Domain von Formbote ausgeliefert. Ein fremder Captcha-Dienst ist nicht eingebunden. Stripe erhält keine Formulardaten.

Weitere Kanäle werden nur nach Änderung dieser Fassung oder einer Weisung ergänzt. Ein stiller Austausch des Zwecks ist nicht vereinbart.

Rechtsgrundlage und Information der Betroffenen liegen beim Verantwortlichen. Der Hinweis im Widget, soweit der Plan ihn vorsieht, ersetzt seine Datenschutzerklärung nicht.

§ 3 Art, Zweck, Daten, Betroffene

Zweck ist die Entgegennahme, kurzfristige Speicherung und Weiterleitung von Formularanfragen, damit der Verantwortliche sie bearbeiten kann. Dazu die technische Sicherung dieses Vorgangs.

Betroffene sind Personen, die ein Formular des Verantwortlichen absenden.

Verarbeitet werden die vom Verantwortlichen abgefragten Felder, in der Regel Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht, außerdem Zeitpunkt, Zustellstatus, IP-Adresse und User-Agent. Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht abgefragt. Stehen sie freiwillig im Nachrichtenfeld, werden sie wie der übrige Inhalt weitergeleitet. Der Verantwortliche unterlässt es, solche Angaben planmäßig zu erheben.

Getrennt davon speichert KARO Software ein Betriebsprotokoll ohne Formularinhalt, ohne Klartext-IP und ohne User-Agent. Enthalten sind Formular, Konto, Ergebnis der Anfrage und ein Hash der IP-Adresse. Aufbewahrung 90 Tage. Zweck ist die Absicherung des Dienstes, nicht die Bearbeitung der Anfrage.

§ 4 Dauer und Löschung

Die Vereinbarung beginnt mit der Annahme im Konto und gilt, solange das Konto besteht.

Einreichungen werden nach dem Plan gelöscht, sofern der Verantwortliche keine kürzere Frist verlangt:

Nach Ende des Vertrags löscht oder anonymisiert KARO Software die noch liegenden Einreichungen innerhalb von 30 Tagen. Gesetzliche Pflichten bleiben unberührt. Bis dahin kann der Verantwortliche die Einreichungen im Panel sichern.

§ 5 Weisungen

Stehende Weisung ist diese Vereinbarung zusammen mit den Einstellungen im Konto: Felder, Herkunft, Empfänger, SMTP-Zugang, Webhook und Plan.

Weitere Weisungen erteilt der Verantwortliche in Textform an [email protected]. Hält KARO Software eine Weisung für rechtswidrig, teilt sie das unverzüglich mit und setzt die Ausführung aus, bis die Weisung bestätigt oder geändert ist.

§ 6 Pflichten von KARO Software

KARO Software verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung, auch bei einer Übermittlung in ein Drittland. Sie verpflichtet die Personen, die Zugang haben, auf Vertraulichkeit. Sie trifft die Maßnahmen nach § 9 und unterstützt den Verantwortlichen im üblichen Umfang bei Betroffenenrechten, bei der Sicherheit, bei der Meldung von Verletzungen und bei einer Datenschutz-Folgenabschätzung, soweit die Anfrage Formbote betrifft.

Eine Verletzung des Schutzes der Formulardaten meldet KARO Software unverzüglich, in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Kenntnis, an die im Konto hinterlegte Adresse. Die Meldung nennt, soweit bekannt, die Art der Verletzung, die betroffenen Daten und die ergriffenen Maßnahmen.

Nach Ende der Verarbeitung löscht KARO Software die Daten, soweit nicht eine Pflicht entgegensteht. Eine Herausgabe erfolgt über das Panel, solange die Einreichungen dort liegen. Eine Nutzung für eigene Werbung, für den Verkauf oder für das Trainieren von Modellen ist untersagt.

§ 7 Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche genehmigt den Einsatz der folgenden Unterauftragsverarbeiter:

Stripe ist kein Unterauftragsverarbeiter für Formulardaten. Der Mailserver und eine Webhook-Adresse des Verantwortlichen sind seine Empfänger, keine Unterauftragsverarbeiter von KARO Software.

KARO Software verpflichtet Unterauftragsverarbeiter mindestens auf das Niveau dieser Vereinbarung. Ein Wechsel oder eine Ergänzung wird im Konto oder per E-Mail mitgeteilt, bevor sie wirksam wird. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund innerhalb von 14 Tagen widersprechen. Kommt keine Einigung zustande, kann er den betroffenen Kanal abschalten oder den Vertrag zum Wirksamwerden kündigen.

§ 8 Drittland

Hosting und Speicherung liegen in Deutschland. Cloudflare kann Verbindungsdaten in den USA verarbeiten und ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Soweit das nicht trägt, gelten die Standardvertragsklauseln im Vertrag mit Cloudflare.

Übermittlungen an einen Mailserver oder eine Webhook-Adresse außerhalb der EU erfolgen nur, weil der Verantwortliche diese Stelle benannt hat. Die Zulässigkeit prüft er.

§ 9 Maßnahmen

KARO Software trifft mindestens diese Maßnahmen. Die Fassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) ist Anlage und Vertragsinhalt.

§ 10 Rechte der Betroffenen

Anfragen beantwortet der Verantwortliche. KARO Software unterstützt ihn und setzt eine berechtigte Weisung zur Auskunft, Berichtigung oder Löschung um, soweit die Daten in Formbote liegen.

§ 11 Kontrolle

KARO Software stellt die zum Nachweis nötigen Informationen bereit. Eine Prüfung vor Ort nur, wenn Auskünfte nicht genügen, einmal jährlich, mit angemessener Frist und ohne Störung des Betriebs. Den Aufwand trägt der Verantwortliche, es sei denn, die Prüfung findet eine wesentliche Abweichung.

§ 12 Haftung

Die Haftung gegenüber Betroffenen richtet sich nach Art. 82 DSGVO. Im Innenverhältnis gelten die AGB, soweit diese Vereinbarung nichts Engeres sagt. KARO Software haftet nicht für den Inhalt, den Betroffene freiwillig eintragen, und nicht für die Verwendung nach der Zustellung.

§ 13 Schluss

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand für Kaufleute ist Magdeburg.

Diese Vereinbarung geht bei Widersprüchen zu den AGB vor, soweit es um den Datenschutz der Formulardaten geht. Eine neue Fassung wird durch erneute Annahme im Konto geschlossen. Die angenommene Versionsnummer ist die maßgebliche.

Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt die Vereinbarung im Übrigen wirksam.


Technische und organisatorische Maßnahmen

Anlage zur Auftragsverarbeitungsvereinbarung für Formbote. Stand Oktober 2026. Die Maßnahmen folgen Art. 32 DSGVO. Sie gelten für die Formulardaten, die KARO Software im Auftrag speichert, und für die zu ihrem Schutz nötigen Verbindungsdaten.

1. Vertraulichkeit

Zutritt

Die Anwendung läuft auf einem eigenen virtuellen Server in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland. Den physischen Zutritt sichert der Betreiber des Rechenzentrums. KARO Software hat keinen allgemeinen Publikumsverkehr an den Systemen.

Zugang

Der administrative Zugang zum Server ist nicht öffentlich. Er ist auf den Betreiber beschränkt und läuft nicht über das Kundenpanel. Zugänge sind persönlich, Passwörter werden nicht im Klartext abgelegt.

Das Kundenpanel verlangt ein Konto mit Passwort. Das Passwort wird nur als Hash gespeichert. Eine Sitzung endet mit dem Logout oder nach Ablauf der Sitzung.

SMTP-Passwörter der Kunden liegen verschlüsselt in der Datenbank und werden nur zum Versand über den vom Kunden benannten Mailserver verwendet.

Zugriff

Jedes Konto sieht nur eigene Formulare, SMTP-Zugänge und Einreichungen. Ein Mandantenzugriff auf fremde Daten ist nicht vorgesehen. Teams und Unterkonten gibt es nicht.

Datei-Uploads nimmt der Intake nicht an.

Weitergabe

Panel, Intake und Widget werden nur über HTTPS ausgeliefert. Das Widget und die Altcha-Prüfung kommen von der eigenen Domain, nicht von einem fremden Skript-CDN.

Vor der Anwendung steht Cloudflare mit aktivem Proxy. Die Verbindung der Besucher endet dort, die Adresse des Servers wird nicht als Ziel der Website veröffentlicht. Cloudflare filtert dabei Verbindungsdaten, um Bots und Angriffe abzuwehren, und speichert keine Formularinhalte für uns. Analyse- und Werbefunktionen sind aus. Mit Cloudflare besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Einreichungen gehen an den vom Kunden benannten Mailserver und, ab dem Plan Studio, an eine von ihm gesetzte Webhook-Adresse. An Stripe gehen keine Formulardaten.

Trennung

Kontodaten, Einreichungen und das Betriebsprotokoll sind getrennt. Das Protokoll enthält keinen Formularinhalt, keine Klartext-IP und keinen User-Agent, sondern einen Hash der IP-Adresse, und wird nach 90 Tagen gelöscht. Produktivdaten werden nicht für Werbung oder zum Trainieren von Modellen verwendet.

2. Integrität

Altcha läuft auf der eigenen Infrastruktur, ohne Cookie und ohne Tracking. Zusätzlich prüfen Herkunft, Honeypot und eine Ratenbegrenzung, ob eine Einreichung angenommen wird. Unpassende Herkunft und überschrittene Limits werden nicht als Einreichung gespeichert.

Änderungen an Formularen und Empfängern nimmt der Kontoinhaber im Panel vor. Diese Einstellungen sind die stehende Weisung.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Die Datenbank wird einmal täglich gesichert. Sicherungen dienen der Wiederherstellung nach einem Ausfall, nicht der Verlängerung der im Plan genannten Speicherfrist.

Wartung und Störungen können den Dienst unterbrechen. Eine feste Verfügbarkeit in Prozent ist nicht zugesagt. Nach einem Ausfall wird der Betrieb in angemessener Zeit wiederhergestellt.

4. Überprüfung

Die Maßnahmen werden bei Änderungen an Hosting, Proxy oder Zugriffsweg überprüft. Eine Verletzung des Schutzes der Formulardaten wird dem Kunden nach der Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemeldet.

Auskunft zum Stand dieser Anlage gibt KARO Software auf Anfrage an [email protected].